Hoy es el Día Internacional de los Archivos. Pero, ¿por qué celebrar un día dedicado a los archivos? Tenemos fechas para las bibliotecas, para los museos y todos tenemos clara la importancia de ambos establecimientos culturales. Pero, ¿celebrar un día de los archivos? ¿Qué es un archivo exactamente? De manera general, un Archivo es uno o más conjuntos de documentos reunidos por una persona o institución pública o privada en el ejercicio de su actividad. También es la institución y el establecimiento encargada de conservar esos mismos documentos, respetando el orden en el que fueron elaborados, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Esta definición ya nos explica que los archivos custodian un tipo de documento muy particular (el DOCUMENTO DE ARCHIVO) cuyo uso (probatorio, informativo o histórico) viene determinado por el ciclo de vida del propio documento. Y es que los documentos de archivo tienen un ciclo vital como los seres vivos que nacen, crecen y mueren; con la diferencia de que en el caso de los documentos ni se reproducen ni mueren del todo. Este ciclo de vida consta de tres fases:
- Creación del documento: Desde su elaboración y recepción, el documento es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos de su creador.
- Mantenimiento y uso: A medida que transcurre el tiempo, el documento va perdiendo el valor que tenía según los fines para los que había sido creado; pero va ganando otros valores (informativo, histórico).
- Expurgo: Los documentos son valorados por los archiveros para decidir su conservación o destrucción. Si se conservan, los documentos irán pasando de un archivo a otro dependiendo de su uso:
- ARCHIVO DE GESTIÓN: Documentos que están en uso.
- ARCHIVO INTERMEDIO: Según van perdiendo valor los documentos conforme a los plazos de todo procedimiento administrativo, estos son transferidos a este archivo intermedio.
- ARCHIVO HISTÓRICO: Pueden transferirse los documentos a un archivo central cuando ya no tienen valor jurídico o fiscal. Pero si se consideran que tienen un valor por su singularidad o antigüedad, pasan a un archivo histórico.
Como vemos, los archivos son muy importantes en nuestra vida diaria y fundamentales para la investigación, para el conocimiento. Se utilizan por su valor informativo, para la gestión administrativa, para la investigación y por su valor cultural.
En España contamos con innumerables archivos, públicos, privados, nacionales, regionales, locales, etc. Por ejemplo, en Madrid tenemos archivos nacionales como el Archivo Histórico Nacional, otros que gestiona la Comunidad Autónoma (Archivo Regional y el Archivo de Protocolos) y, a nivel local, el Archivo de Villa que custodia la documentación vinculada con el Ayuntamiento de Madrid.
Además, ¿sabías que en el colegio tenemos también nuestro archivo? Se trata de de un importante fondo documental que conserva información sobre la historia del Colegio Estudio, sus raíces ideológicas y organizacionales. Un instrumento esencial para el conocimiento de una parte importante de la historia de la educación en nuestro país y que, en la actualidad, dirige la señorita Elena Gallego.
